يختلف نوع وعدد المستندات المطلوبة لتجديد ترخيص الدفاع المدني باختلاف طبيعة المنشأة ونشاطها. ومع ذلك، هناك مجموعة من المستندات الأساسية التي تتطلبها معظم الجهات المعنية، وهي كالتالي:

• عقد الإيجار أو صك الملكية: يثبت هذا المستند ملكية أو استئجار المنشأة.
• عقد الإيجار أو صك الملكية: يثبت هذا المستند ملكية أو استئجار المنشأة.
• رخصة البناء: تؤكد هذه الرخصة أن المبنى تم بناؤه وفقًا للمواصفات والمعايير المعمارية والإنشائية.
• رخصة أو إحالة البلدية: تثبت هذه الرخصة أن المنشأة حصلت على الموافقات اللازمة من الجهات البلدية.
• وثيقة تأمين المنشأة: يجب أن تكون هناك وثيقة تأمين شاملة تغطي الأضرار التي قد تلحق بالمبنى أو بالمحتويات.
• شهادة إنجاز تركيبات الأنظمة: تثبت هذه الشهادة أن أنظمة السلامة مثل الحريق والإنذار تم تركيبها بشكل صحيح.
• رخصة مزاولة العمل: تؤكد هذه الرخصة أن المنشأة مرخصة لمزاولة النشاط الذي تقوم به.